RKDmedia
Ereprijsstraat 2, 6026 AS Maarheeze
0495 - 593551
https://rkdmedia.nl
[email protected]
Contents
Verwerkersovereenkomst ........................................................................................................... 3
1 Doeleinden van verwerking............................................................................................... 4
2 Verplichtingen Verwerker .................................................................................................. 4
3 Doorgifte van persoonsgegevens..................................................................................... 5
4 Verdeling van verantwoordelijkheid ............................................................................. 5
5 Inschakelen van derden of onderaannemers.............................................................. 5
6 Beveiliging ................................................................................................................................ 5
7 Meldplicht ................................................................................................................................. 6
8 Afhandeling verzoeken van betrokkenen..................................................................... 7
9 Geheimhouding en vertrouwelijkheid ........................................................................... 7
10 Aansprakelijkheid .............................................................................................................. 7
11 Duur en beëindiging .......................................................................................................... 8
12 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting............................................................ 8
13 Bijlage 1: Maatregelen ...................................................................................................... 9
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van
persoonsgegevens die RKDmedia., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder
nummer 17169955, (hierna: Verwerker) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan
wie zij diensten levert (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) en maakt – evenals de
algemene voorwaarden – integraal onderdeel uit van iedere Overeenkomst tussen
RKDmedia en haar wederpartij.
3
Verwerkersovereenkomst
in aanmerking nemende dat
• Verwerkingsverantwoordelijke met haar klanten een overeenkomst heeft
gesloten en uit hoofde van die overeenkomst de beschikking heeft over
persoonsgegevens van diverse betrokkenen;
• Verantwoordelijke voor de uitvoering van die overeenkomst gebruik wenst te
maken van de diensten van Verwerker;
• Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker ten behoeve van het voorgaande
een overeenkomst (hierna: “Overeenkomst”) hebben gesloten;
• Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Overeenkomst
gegevens wil laten verwerken door Verwerker;
• Verwerking uitsluitend plaats zal vinden in het kader van de Overeenkomst – op
grond waarvan onder andere gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke
worden gehost en clouddiensten worden geleverd aan
Verwerkingsverantwoordelijke – en die doeleinden die daarmee redelijkerwijs
samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald;
• De in deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”)
gehanteerde begrippen, zoals: ‘Verwerker’, ‘Verwerkingsverantwoordelijke’,
‘verwerking’ en ‘persoonsgegevens’, de zin en betekenis hebben die daaraan in
artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘’AVG’’) is
gegeven;
• Verwerker bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van
de AVG na te komen, voor zover dit binnen haar macht ligt;
• De AVG aan Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te
dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de
technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te
verrichten verwerkingen en ten aanzien van de melding van een inbreuk op de
beveiliging;
• De AVG daarnaast aan Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om toe te
zien op de naleving van die maatregelen;
• Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de AVG, hun rechten
en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze
Verwerkersovereenkomst.
4
zijn als volgt overeengekomen
1 Doeleinden van verwerking
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze
Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke
persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het
kader van de afgenomen diensten, plus die doeleinden die daarmee
redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan
zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld.
Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de
verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze
Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken
persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of
de betreffende betrokkenen.
1.4. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de verwerking van
persoonsgegevens onder één van de vrijstellingen onder de AVG valt, of wanneer
dit niet het geval is een melding bij het Autoriteit Persoonsgegevens plaats heeft
gevonden. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle
aanspraken en claims die verband houden met het niet of niet juist naleven van
de meldingsplicht.
2 Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg
dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in
ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming
van persoonsgegevens, zoals de AVG (Algemene Verordening
Gegevensbescherming).
2.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe,
informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar
verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst
voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder
het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot
werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4 De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis
stellen indien naar zijn mening een instructie van de
Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
5
3 Doorgifte van persoonsgegevens
3.1 Verwerker mag persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie
en in derde landen met een passend beschermingsniveau. Doorgifte naar landen
buiten de Europese Unie zonder passend beschermingsniveau is niet toegestaan,
mits Verwerkingsverantwoordelijke daar toestemming voor geeft of erom vraagt.
3.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, indien zij daarom expliciet
verzoekt, melden in welk land of landen de persoonsgegevens worden verwerkt.
4 Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1 De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Verwerker worden
uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving.
4.2 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de
persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de
instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-
)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige
verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar
niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de
Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door
Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door
derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet
verantwoordelijk.
4.3 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de
opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze
verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig
recht van derden.
5 Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1 Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken
van derden en zal op verzoek een lijst van derden (subverwerkers) aanleveren
aan Verwerkingsverantwoordelijke.
5.2 Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste
dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en
Verwerker zijn overeengekomen.
5.3 Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze
Verwerkersovereenkomst door deze derden.
6 Beveiliging
6.1 Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische
maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van
persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige
6
verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking
van de persoonsgegevens).
6.2 Verwerker heeft in ieder geval de maatregelen genomen zoals genoemd in Bijlage
1 van deze Verwerkersovereenkomst.
6.3 Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden
doeltreffend is. Verwerker zal zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan
een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de
persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten,
niet onredelijk is.
6.4 Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter
beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de
vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is
verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken
maatregelen.
7 Meldplicht
7.1 Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden
van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk
op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige
gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van
persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om
Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te
voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur nadat
het lek bij hem bekend is geworden op de hoogte van het beveiligingslek en/of
het datalek.
7.2 Een melding moet altijd worden gedaan, maar alleen als de gebeurtenis zich
daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is
geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
• de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder
vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters
in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en
persoonsgegevensregisters in kwestie;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
• de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in
verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval,
de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
7
8 Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar
wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen
aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het
verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte
stellen.
9 Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke
ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst,
rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
9.2 Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor
zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is
gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.3 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover
Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de
informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie
aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte
opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een
wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
10 Aansprakelijkheid
10.1 De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een
toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst,
dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is per gebeurtenis (een reeks
opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de
vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker
ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze
Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de
schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Verwerker voor
directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan een bedrag gelijk aan de
vergoedingen die Verwerkingsverantwoordelijke betaald heeft voor de geleverde
diensten in de laatste drie (3) maanden.
10.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande
uit:
• redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de
Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
• redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de
schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier
bedoeld is;
8
• en redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke
heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in
dit artikel bedoeld.
10.3 De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten.
Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en
daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst,
gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie,
schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband
houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke
voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging
van gegevens of databestanden.
10.4 De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen
indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid
van de bedrijfsleiding van Verwerker.
10.5 Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de
aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de
nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de
Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn
voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die
termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar
verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd
mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de
gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
10.6 Iedere vordering tot schadevergoeding door
Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en
expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na
ontvangst van de vordering door de Verwerker.
11 Duur en beëindiging
11.1 Deze Verwerkersovereenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals
bepaald in de Overeenkomst en, bij gebreke daarvan, voor de duur van de
samenwerking.
11.2 Verwerker is gerechtigd deze overeenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij
zal minimaal één maand van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan
Verwerkingsverantwoordelijke.
12 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
12.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst
door Nederlands recht.
12.2 Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de
Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter
voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
9
13 Bijlage 1: Maatregelen
De maatregelen waaraan minimaal wordt voldaan:
1. De Verwerker hanteert een beleidsdocument dat expliciet ingaat op de
maatregelen die de Verwerker treft om de verwerking van de gegevens te
beveiligen, alsmede de privacy te waarborgen. Dit beleidsdocument is
gebaseerd op algemeen gehanteerde beveiligingsstandaarden zoals de ISO
27002:2013 en NEN7510.
2. De bedrijfsmiddelen zijn geïnventariseerd en geclassificeerd. De classificatie
wordt gecontroleerd door de Verwerkingsverantwoordelijke.
3. De verantwoordelijkheden, zowel op sturend als uitvoerend niveau, zijn duidelijk
gedefinieerd en belegd.
4. De werknemers van de Verwerker die betrokken zijn bij de verwerking van
persoonsgegevens zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht en indien van
toepassing heeft voorafgaand aan de indiensttreding een screening
plaatsgevonden.
5. Alle werknemers van de organisatie en, voor zover van toepassing, ingehuurd
personeel en externe gebruikers krijgen geschikte training en regelmatige
bijscholing over het informatiebeveiligingsbeleid en de
informatiebeveiligingsprocedures van de organisatie, voor zover relevant voor
hun functie. Binnen de training en bijscholing wordt expliciet aandacht besteed
aan de omgang met (bijzondere categorieën van; of anderszins gevoelige)
persoonsgegevens.
6. IT-voorzieningen en apparatuur zijn fysiek beschermd tegen toegang door
onbevoegden en tegen schade en storingen.
7. Er zijn procedures om bevoegde gebruikers toegang te geven tot de
informatiesystemen en -diensten die ze voor de uitvoering van hun taken nodig
hebben en om onbevoegde toegang tot informatiesystemen te voorkomen.
8. Bij transport van door de Verwerkingsverantwoordelijke expliciet als zodanig
aangemerkte vertrouwelijke informatie over netwerken dient altijd adequate
encryptie te worden toegepast.
9. Voor het beheer van certificaten en de bijbehorende zijn strikte procedures van
toepassing.
10. Er zijn procedures voor de verwerving, ontwikkeling, onderhoud en vernietiging
van data en informatiesystemen.
11. Activiteiten die gebruikers uitvoeren (met persoonsgegevens) worden vastgelegd
in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals
pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot persoonsgegevens en
verstoringen die kunnen leiden tot mutatie of verlies van persoonsgegevens.
12. In alle toepassingssystemen zijn beveiligingsmaatregelen ingebouwd waaronder
een adequaat toegangsbeheer.
10
13. Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd. Er
is tevens een procedure beschikbaar om eventuele datalekken af te handelen.
Onderdeel hiervan is het informeren van de Verwerkingsverantwoordelijke.
14. De Verwerker installeert tijdig oplossingen die de leveranciers uitbrengen voor
beveiligingslekken. Dit alles uitsluitend indien en voor zover de betreffende
software door de Verwerker is/wordt geleverd, of gebruikt, of onderhouden ten
behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke.
15. Er zijn procedures voor het tijdig en doeltreffend behandelen van
informatiebeveiligingsincidenten en zwakke plekken in de beveiliging, zodra ze
zijn gerapporteerd.
16. De Verwerkingsverantwoordelijke meldt datalekken die onder een wettelijke
meldplicht vallen bij de betreffende toezichthouder (veelal de Autoriteit
Persoonsgegevens).